PENGEMBANGAN APLIKASI LEGAL BERBASIS WEB UNTUK PENGELOLAAN LAPORAN DAN DOKUMEN DI PT X
JUMADI SIMANGUNSONG, RICO FRIJAYA S. PANE
Universitas Asa Indonesia, Universitas Gajah Mada
Analisis kebutuhan adalah langkah kritis dalam pengembangan perangkat lunak yang bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan kebutuhan serta harapan pengguna terhadap sistem yang akan dikembangkan. Tujuan utama dari analisis kebutuhan adalah untuk memastikan bahwa sistem yang dibangun dapat memenuhi kebutuhan bisnis dan pengguna dengan cara yang efisien dan efektif. Kebutuhan fungsional merupakan spesifikasi yang mendefinisikan fungsi yang harus dilakukan oleh sistem. Hal ini mencakup semua fitur dan operasi yang harus disediakan oleh aplikasi untuk memenuhi kebutuhan pengguna.
Pengembangan aplikasi dilakukan Legal berbasis Web untuk laporan dan dokumentasi di salah satu Perusahaan di Jakarta. Dilakukan pada tanggal 15 Januari – 26 Februari 2024. Analisis kebutuhan fungsional untuk pengembangan aplikasi Citra Legal mencakup beberapa fitur utama, diantaranya:
1. Manajemen Dokumen Khusus (NPWP, NIB, BOD/BOC, Akta Perusahaan, Pemegang Saham, dan Dividen)
Aplikasi yang dibuat menyediakan fitur untuk mengelola dokumen-dokumen penting seperti NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), NIB (Nomor Induk Berusaha), BOD/BOC (Board of Directors/Board of Commissioners), Akta Perusahaan, Pemegang Saham, dan Dividen. Kemudian pengguna dapat mengunggah, mengunduh, mengedit, menghapus, dan melakukan pencarian dokumen-dokumen tersebut dengan mudah.
2. Notifikasi Pelaporan Dokumen
Fitur ini bertujuan untuk memberikan pemberitahuan kepada pengguna tentang waktu proses dokumen dan waktu berakhirnya dokumen. Notifikasi dapat dikirim melalui email atau tampil dalam aplikasi sebagai reminder.
3. Fitur Print dengan Pilihan Format Dokumen (PDF, Excel, Word)
Aplikasi yang dibuat menyediakan fitur untuk mencetak dokumen dalam berbagai format seperti PDF, Excel, dan Word. Kemudian pengguna dapat memilih format dokumen yang diinginkan saat mencetak, sehingga memudahkan penyimpanan dan distribusi dokumen sesuai kebutuhan.
4. Generate QR Code
Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat QR Code yang terkait dengan dokumen tertentu. QR Code yang dihasilkan harus mempermudah akses dan verifikasi dokumen, sehingga meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam manajemen dokumen.
Analisis kebutuhan non-fungsional dalam aplikasi Citra Legal adalah sebagai berikut:
1. Keamanan Data dan Akses
Aplikasi yang dibuat mampu melindungi data dan dokumen dari akses yang tidak sah. Keamanan ini meliputi autentikasi pengguna, enkripsi data, serta pengaturan izin akses yang ketat.
2. Performa dan Responsif
Aplikasi yang dibuat memiliki performa yang baik dengan waktu respons yang cepat dan mampu menangani sejumlah besar dokumen tanpa mengalami penurunan kinerja.
3. Ketersediaan dan Redunansi
Aplikasi yang dibuat selalu tersedia dan dapat diakses kapan saja oleh pengguna. Selain itu, sistem harus memiliki mekanisme redundansi untuk menghindari kehilangan data dan memastikan kontinuitas layanan.
4. Kemudahan Penggunaan
Aplikasi yang dibuat mudah digunakan oleh semua pengguna, termasuk yang tidak memiliki latar belakang teknis. Antarmuka pengguna harus intuitif dan sederhana, serta dilengkapi dengan panduan dan bantuan yang memadai.
